Bewaren om het bewaren
Dit calvinistisch principe komen we nog vaak tegen bij ondernemingen, vaak ook ingegeven door angst om iets weg te gooien. Nu is dat in het algemeen wel een probleem, u weet wel als u een zolderruimte heeft dan ligt deze altijd vol met spullen waar je nooit meer naar omkijkt.
Bewaren omdat je maar nooit weet wanneer het uitkomt is iets wat in ons bloed zit. “Je weet maar nooit” staat echter niet in de AVG als grondslag.
Privacy principes
In de AVG zijn 2 principes van essentieel belang als het gaat om verwerking van persoonsgegevens:
- Data minimalisatie; verzamel nooit meer persoonsgegevens dan voor het doel noodzakelijk zijn.
- Bewaartermijnen; bewaar persoonsgegevens niet langer dan voor het doel noodzakelijk zijn.
Data minimalisatie
We zijn gauw geneigd meer persoonsgegevens te verzamelen of op te slaan dan noodzakelijk voor het doel. Bijvoorbeeld een tool voor ledencontributie die het mogelijk maakt om het BSN te registreren. Of een kast vol ordners met afdrukken van salarisstroken, dat is veel makkelijker dan opzoeken via het systeem.
Bewaartermijnen
“Eeuwig” is de meest gehoorde bewaartermijn bij ondernemingen, waar het gaat om persoonsgegevens is het een wettelijk verboden termijn. We komen hele ruimtes tegen met papieren archieven die ook digitaal zijn opgeslagen. Een veel gehoord misverstand is dat men denkt dat de belastingdienst wil dat alles op papier bewaard word.
Papier
Een andere hardnekkige gewoonte is het gebruik van papier. Een papieren kopie is veel makkelijker en sneller op te zoeken. Vaak heeft dit te maken met wantrouwen in ICT. Terwijl, als back-up en recovery op orde is, ICT systemen veel betrouwbaarder en accurater zijn.
Schoonmaak
- Maak opruimen een onderdeel van het beoordelingsgesprek
- Check de wettelijke bewaartermijnen, lees hier
- Stel altijd een bewaartermijn in van persoonsgegevens, zowel digitaal als op papier.
- Verwijder, waar kan, de papieren back-ups en archieven.
- Schoon de persoonsgegevens periodiek.
- Controleer de voortgang door middel van schoningsrapporten.
Privacy administratie
De basis van al uw beslissingen is een betrouwbaar, online en papierloos verwerkingsregister; Lees verder
Vragen? Stel ze via info@sebyde.nl