Sollicitatieprocedure
Het lijkt zo normaal. We hebben een vacature op de receptie en we willen daar liefst een persoon met de juiste uitstraling. De receptie is immers het visitekaartje van het bedrijf. We schrijven een procedure uit waarin de sollicitanten zich profileren door middel van een ingezonden video. Dit lijkt een goed plan. Maar mag dit wel?
Ras
Het antwoord is nee. In de Wet bescherming persoonsgegevens zijn in artikel 16 een aantal bijzondere persoonsgegevens gedefinieerd. Eén daarvan is een raskenmerk. Uit een video of foto zijn raskenmerken direct herleidbaar. Dit betekent dat als we beeldmateriaal verwerken, we direct met bijzondere persoonsgegevens te maken hebben. Dit is in de basis verboden en er zijn strenge regels aan verbonden.
Rechtsgrondslag
Een rechtsgrondslag om deze gegevens te verwerken is ondubbelzinnige toestemming. Maar als we eerlijk zijn, waar belandt een sollicitatiebrief zonder video in een dergelijk scenario? Precies: onderop de stapel!
Ondubbelzinnige toestemming
En daar zit de crux waar ook de Autoriteit Persoonsgegevens voor waarschuwt: In hoeverre wordt een toestemming als ondubbelzinnig gezien. De dames en heren die solliciteren, voelen zich gedwongen een video op te nemen omdat ze anders een kansloos verhaal ingaan.
Solliciteren
Voor iedereen die wil solliciteren: Geef je niet zomaar “bloot”, er zijn andere manieren om je potenties te laten zien, je CV is hierbij belangrijk. Werkgevers kunnen we alleen maar adviseren ervoor te zorgen dat eventuele kandidaten zich niet helemaal prijs hoeven te geven. U handelt tegen de wet als kandidaten zich per beeldmateriaal vrij moeten geven.
Competenties
Het is verplicht om een alternatief te bieden en dit kenbaar te maken. De keuze mag niet gemaakt worden op uiterlijk maar op competenties. Deze zijn af te lezen uit een CV, zonder beeldmateriaal.
Verwerking
Dat een alternatief mogelijk is dient men als werkgever te bewijzen. De Autoriteit Persoonsgegevens zal dit namelijk verlangen. Houdt dus ook bij sollicitatieprocedures bij hoe de persoonsgegevens worden verwerkt.
Bindende aanwijzing
Als laatste, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan vanaf 1 januari 2016 “bindende aanwijzingen” geven en forse boetes uitdelen. Dit geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, dus ook voor gegevens die worden verwerkt in sollicitatieprocedures.
Indien u vragen heeft over deze materie kunt u contact met ons opnemen. (info@sebyde.nl)