Onduidelijkheid
Tijdens de privacy workshops van Sebyde Academy blijkt dat er veel onduidelijkheid is over de regels met betrekking tot het maken van een kopie van een identiteitsbewijs. Het maken van een dergelijke kopie is niet geheel zonder risico’s. Er zijn tal van voorbeelden te noemen waarbij een kopie van het identiteitsbewijs de basis vormde voor allerlei soorten van fraude. Daarom is extra voorzichtigheid geboden bij het verzamelen en bewaren van deze kopieën.
Bijzonder
Het bijzondere aan een identiteitsbewijs is de foto en het BSN-nummer wat hierop staat vermeld. De foto valt onder de in de wet vermelde “bijzondere persoonsgegevens”. Uit een foto kan namelijk iemands ras worden afgeleid, en het BSN-nummer is bijzonder omdat dit een uniek nummer is dat we door de overheid toegekend hebben gekregen. Met een BSN nummer is het risico op fraude zeer groot; huurfraude, bankfraude en energiefraude bijvoorbeeld.
AVG
De regels omtrent het kopietje paspoort zijn eigenlijk heel simpel: De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verbiedt het maken van een kopie tenzij er een wettelijke verplichting voor aanwezig is. Als voorbeeld kennen we de verplichting vanuit de Wet op de Loonbelasting. Deze verplicht werkgevers om de identiteit vast te stellen bij indiensttreding door middel van een geldig identiteitsbewijs en hiervan een volledige kopie in de loonadministratie te bewaren.
Een andere wet die een kopie verplicht stelt is de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Hierbij geldt dat een financiële instelling zelf het risico moet inschatten en naarmate de risico’s toenemen de identificatie grondiger moet gebeuren, waarbij dan in sommige gevallen een kopie noodzakelijk wordt.
Auto dealers
Andere wetgeving schrijft het maken van een gedeeltelijke kopie juist voor. Zo moet een garagebedrijf bij het uitgeven van een auto voor een proefrit een kopie maken. Op deze kopie moet echter wel de foto en het BSN-nummer onzichtbaar worden gemaakt. Tevens moet de kopie na afloop van de proefrit bij inlevering van de auto worden vernietigd.
ID-sjabloon
Voor het afdekken van de foto en BSN nummer heeft Sebyde een handige sjabloon ontwikkeld. Deze sjabloon kan besteld worden via www.sebyde.nl/id-sjabloon. Met deze sjabloon bent u in staat om op een legitieme manier een kopie te maken van een identiteitsbewijs (paspoort, rijbewijs of ID-kaart).
Gewoontes
Wanneer een bedrijf een (langdurige) overeenkomst met iemand aangaat wil men bepaalde zekerheden stellen. Dit is echter nog geen basis voor het maken van een kopietje paspoort. Indien er voldoende gronden zijn om dit toch te doen moeten ook hier de foto en het BSN-nummer onzichtbaar zijn, en moet de datum van afgifte en de ontvanger op de kopie worden bijgeschreven.
Melding
Het verwerken van een kopietje paspoort brengt tevens verplichtingen met zich mee. Zo moet men van dergelijke verwerking vooraf melding doen bij de toezichthouder, de betrokkene dient vooraf te zijn geïnformeerd en gelden er extra beveiligingseisen.
Vragen?
Vragen over deze informatie of andere zaken met betrekking tot de nieuwe AVG en meldplicht datalekken kunt u richten aan info@sebyde.nl.
Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.